一般事務の仕事内容は？役立つスキルやメリット・デメリットまで解説

こんな疑問に応える記事です。

この記事でわかることは以下のとおり。

一般事務の仕事内容

一般事務とは、主に社内のサポート業務を担当する仕事です。書類作成やデータ入力、電話対応などがメインとなります。

しかし、そのほかに伝票処理や備品管理などその業務範囲は幅広く、会社や部署によってもけっこう仕事内容が変わってきます。

大きい会社だと、部署ごとに担当する仕事が分けられていて人数も多いので、特定の仕事を任せられることが多いでしょう。

中小企業だと人数が少ないので、営業事務、経理、総務など専門知識が必要になるような仕事を含め、幅広く担当する可能性があります。

一般事務の主な仕事リスト

一般事務の主な仕事内容をまとめました。

一般事務として就職したらこのすべてを担当するというわけではないですが、「こんなことをするんだ〜」という感じで参考までにご覧ください。

書類作成	請求書や会議の議事録、お客様への案内など、さまざまな書類を作成します。自分で1から作成するのではなく、会社のフォーマットを使う場合が多いです。
ファイリング	社内で必要な書類を種類別などに分類してファイルに保存しておきます。誰が見てもわかりやすいように整理する必要があります。
データ入力	顧客の情報や売上などのデータをパソコン上に入力する仕事です。1つのミスがトラブルの原因になることもあるので、正確さが求められます。
伝票処理	入金、出金、売上、仕入などを伝票処理します。
郵便物の発送・仕分け	郵便物をまとめて発送したり、会社に届いた郵便物を部署別に仕分けて届けたりします。
備品管理・ 発注	文房具などの消耗品の在庫を確認・発注したり、パソコンやコピー機などの備品の管理・修理の手配をおこないます。
電話・メール対応	会社にかかってきた電話に対し、担当者に取り次いだり伝言を預かったりします。電話は社内・社外どちらからもかかってきます。メールも担当者につなぐか、自分宛であれば自分で対応します。
来客対応	会社に来客があった時に、会議室などに案内する仕事です。会議室のセッティングやお茶出しなどを行います。

以上が一般事務の主な仕事内容です。

これらの他に、会社によっては受発注・給与計算・経費清算などの仕事を任されることもあります。

事前にどんな仕事を担当するのか、確認してみることがおすすめです。

営業事務・経理・総務との違い

同じ事務職で、一般事務と営業事務・経理・総務はなにが違うのか気になる方もいるかと思います。

以下、それぞれの職種の特徴をざっくりまとめました。

一般事務

会社内の全体的な事務業務を担当します。

電話対応や書類作成、備品の管理など、部署を限定せず幅広い業務を行うことが多いです。

会社によって担当する仕事範囲が異なることがあります。

営業事務

営業担当者のサポートをおこないます。

見積書・請求書の作成や商品の受発注など、営業活動と深く関わっています。

営業部門にはお客様からの連絡がよくあるので、その一次対応を担当するのも営業事務です。

営業担当者への取り次ぎだけでなく問い合わせ対応もするため、一般事務よりも社外の人と直接関わる機会があります。

経理

会社における日々のお金の流れを管理するのが経理です。

売掛金・買掛金の管理や請求書の発行、決算書の作成など、会社の財務状況を明らかにするために重要な役割を担っています。

一般事務と違って、専門的な知識が必要です。

総務

一般事務とおなじく、会社全体で必要な事務業務を担当します。

問い合わせ対応や書類作成、備品管理など、一般事務の仕事内容と大きく変わらない部分もあります。

ただ、一般事務と違って総務には「総務部」という部署があります。

事務業務だけでなく社内行事の運営や福利厚生制度の改善など、会社の環境を整えていくことが総務の仕事です。

一般事務に必要なスキルや資格

基本的になくても大丈夫

一般事務は専門性が求められない場合が多く、資格やスキルがなくても大丈夫です。

とはいえ人気の職種なので、何か資格があった方が優遇される可能性はあります。

「就職に有利になるように何か取得しておきたい！」という方向けに、あれば役に立つスキルや資格をまとめました。

あれば役に立つスキル

◆ コミュニケーション力

一般事務の業務はサポートが中心です。

多くの人と関わるので、協調性をもって円滑なコミュニケーションがとれると◎

社内の人が仕事を頼みやすい雰囲気を心がけたり、わからないことはきちんと確認したり、日頃から丁寧なやりとりができると相手も自分も働きやすくなります。

◆ ビジネスマナー

一般事務は電話・メール対応や来客対応などで社外の人と関わることもあります。

会社で1番はじめに顧客に対応する「会社の顔」として、言葉遣いや所作など最低限のマナーを身につけておくと安心です。

◆ スケジュール管理

一般事務は業務範囲が幅広いため、突然急ぎの依頼を受けることもあります。

日頃から仕事の進み具合を管理し、自分で優先順位をつけることができると急な依頼でも慌てずにすみます。

周囲からの評価も上がり自分の残業時間も減らせることになるので、スケジュール管理ができると役に立つでしょう。

あれば役に立つ資格

◆ 日商簿記3級以上

一般事務の業務で必要になることはないですが、経理の仕事に関わる業務であれば持っていると有利です。

2級以上を取得すれば、実務で活かすことができます。

一般事務から経理へキャリアチェンジするときにも役立ちます。

◆ MOS

一般事務の主な仕事である書類作成やデータ入力などは、Word・Excel・PowerPointなどの操作が必須です。

パソコンソフトを使いこなせるとスムーズに業務を進めることができます。

また、パソコンソフトのスキルが高いと、社内で重宝されます。

◆ TOEIC

会社や部署によっては海外の顧客とやりとりすることもあります。

英語でやりとりができると、選べる会社が増えたり任される仕事の幅が広がります。

将来的なキャリアアップにも役立つでしょう。

一般事務のメリット・デメリット

スキルがなくても始めやすい一般事務ですが、メリットとデメリットもご紹介しておきます。

メリット

未経験でもチャレンジしやすい

一般事務は「未経験可」の求人が多いです。

特別なスキルや資格がいらないので、事務職の経験がない人でも働きやすい職種です。

パソコンスキルが身に付く

書類作成やデータ入力など、一般事務の仕事はパソコンを使ったものが多いです。

日々の業務をこなすことで、自然とパソコンスキルが身に付くでしょう。

WordやExcelなどは、事務職だけでなく他の職種でも役に立つスキルです。

プライベートと両立しやすい

一般事務は基本的にルーティンワークなので、自分で仕事のスケジューリングをしていれば定時に帰ることができます。

プライベートも充実させたい人には、残業が少ない一般事務はピッタリの職種です。

デメリット

ルーティンワーク

一般事務は、毎日決まった仕事をこなすルーティンワークが基本です。

そのため続けていくうちに刺激がなくなり、やりがいが見い出せなくなる場合も。

常に新しい挑戦をしたいという方には物足りないかもしれません。

成果が見えにくい

一般事務の基本的な仕事は、会社内の事務的なサポートです。

頼まれた仕事に対してスピーディーに対応しても、自分で工夫して計画的に進めることができても、成果が数字として見えづらく上司からの評価に繋がりにくい面もあります。

会社や部署によって仕事内容が変わる

一般事務は、会社や配属される部署によって仕事内容が違ってきます。

入社してから、「思っていた仕事内容と違う…」とならないようにするためにも、どんな仕事を担当するのか事前に確認しておいた方がいいかもしれません。

まとめ

以上、一般事務の仕事内容のご紹介でした。

「なんとなくイメージがつかめたよ」という方がいればうれしいです。

一般事務はスキルや資格がなくても始めやすく、プライベートとも両立しやすい職種です。

興味のある方は、ぜひチャレンジしてみてください！